第十章　會(huì )計檔案

第一節　會(huì )計檔案的概念和內容

一、會(huì )計檔案的概念

會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿和財務(wù)會(huì )計報告等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料，它是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。

檔案是具有參考價(jià)值、經(jīng)過(guò)立卷歸檔集中保管起來(lái)的各種文件資料。會(huì )計檔案是會(huì )計事項的歷史記錄，是經(jīng)濟決策者進(jìn)行經(jīng)濟決策所需要依據的重要資料，同時(shí)，也是進(jìn)行會(huì )計檢查的重要資料。會(huì )計檔案是國家檔案的重要組成部分，是各個(gè)企事業(yè)單位重要檔案的內容之一，各個(gè)單位必須根據財政部和國家檔案局發(fā)布的《會(huì )計檔案管理辦法》的規定，加強對會(huì )計檔案管理工作的領(lǐng)導，建立會(huì )計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度。保證會(huì )計檔案保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，切實(shí)把會(huì )計檔案管好用好，發(fā)揮其應有的作用。

二、會(huì )計檔案的內容

會(huì )計檔案的內容是指會(huì )計檔案的范圍，具體包括會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、財務(wù)會(huì )計報告和其他會(huì )計核算資料四個(gè)部分。

1.會(huì )計憑證：包括外來(lái)原始憑證、自制原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表等。

2.會(huì )計賬簿：包括總分類(lèi)賬、各種明細賬、庫存現金日記賬、銀行存款日記賬以及備查賬等。

3.財務(wù)會(huì )計報告：包括財務(wù)指標快報、中期財務(wù)會(huì )計報告（包括月度、季度、半年度財務(wù)會(huì )計報告）和年度財務(wù)會(huì )計報告，具體包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現金流量表和所有者權益變動(dòng)表等主要會(huì )計報表、會(huì )計報表附注等。

4.其他會(huì )計核算資料：其他會(huì )計核算資料是指屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)范疇，與會(huì )計核算、會(huì )計監督緊密相關(guān)，由會(huì )計部門(mén)負責辦理的有關(guān)憑據及數據資料。包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會(huì )計檔案移交清冊、會(huì )計檔案保管清冊、會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊以及其他應當保存的會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料。

三、電算化形式下的會(huì )計檔案

實(shí)行會(huì )計電算化的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案。具備采用磁介質(zhì)保存會(huì )計檔案條件的單位，應將保存在磁介質(zhì)上的會(huì )計數據、程序文件及其他會(huì )計核算資料視同會(huì )計檔案一并管理。

第二節 會(huì )計檔案的歸檔、保管及銷(xiāo)毀

一、會(huì )計檔案的歸檔

（一）會(huì )計檔案的裝訂

1.會(huì )計憑證的裝訂。會(huì )計憑證一般每月裝訂一次。會(huì )計憑證裝訂后，應在每本憑證封面上填寫(xiě)好憑證種類(lèi)、起仡號碼、憑證張數，會(huì )計主管人員和憑證裝訂人員在在封面上簽章；同時(shí)，應在憑證封面上編好卷號，按卷號順序入柜，并應在顯露出標明憑證種類(lèi)編號，以便調閱。

2.會(huì )計賬簿的裝訂。各種會(huì )計賬簿在年終辦理了年度結賬后，除跨年度連續使用的賬簿外，其他賬簿都應按時(shí)整理立卷，其他賬簿都應按時(shí)整理立卷，其裝訂要求在會(huì )計賬簿一章中已經(jīng)述及，不在贅述。3.財務(wù)會(huì )計報告的裝訂。財務(wù)會(huì )計報告編制完成并及時(shí)報出后，留存的財務(wù)會(huì )計報告應按月裝訂成冊，謹防丟失。財務(wù)會(huì )計報告的裝訂要求如下：

（1）核對整理。裝訂前要按編報目錄核對財務(wù)會(huì )計報告是否齊全，整理報表頁(yè)數，上邊和左邊對齊壓平，并防止折角。

（2）按順序進(jìn)行裝訂。財務(wù)會(huì )計報告的裝訂順序為封面——編制說(shuō)明——各種會(huì )計報表（按會(huì )計報表的編號順序排列）——會(huì )計報表附注——封底。

（3）編號。各種財務(wù)會(huì )計報告應根據其保管期限編制卷號。

4.其他會(huì )計核算資料的裝訂。屬于會(huì )計檔案構成內容的其他會(huì )計核算資料，也應按照一定的規則、順序予以裝訂成冊。

（二）會(huì )計檔案的整理立卷

各單位每年形成的會(huì )計檔案，都應由會(huì )計機構按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì )計檔案保管清冊。會(huì )計檔案的整理要求有以下幾點(diǎn)：

1.分類(lèi)標準要統一。一般將財務(wù)會(huì )計資料分成一類(lèi)會(huì )計賬簿、二類(lèi)會(huì )計憑證、三類(lèi)會(huì )計報表、四類(lèi)文字資料及其他會(huì )計核算資料。

2.檔案形成要統一。包括案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列都要統一。

3.管理要求要統一。要建立會(huì )計資料檔案簿、會(huì )計資料檔案目錄。會(huì )計憑證要裝訂成冊，報表和文字資料應分類(lèi)立卷，其他零星資料要按年度排序并編裝訂成冊。

（三）會(huì )計檔案的歸檔

根據《會(huì )計檔案管理辦法》規定，單位當年形成的會(huì )計檔案，在會(huì )計年度終了后，可暫由半單位會(huì )計機構保管1年。期滿(mǎn)之后，應由會(huì )計機構編制移交清冊，移交本單位的檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會(huì )計機構內部指定專(zhuān)人保管。但出納人員不得兼管會(huì )計檔案。單位會(huì )計機構向單位檔案部門(mén)移交會(huì )計檔案的程序是：（1）編制移交清冊，填寫(xiě)交接清單；（2）在賬簿使用日期欄填寫(xiě)移交日期；（3）交接人員按移交清冊和交接清單所列項目核查無(wú)誤后簽章。

移交本單位檔案機構保管的會(huì )計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，一般不得拆封，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會(huì )同會(huì )計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。

二、會(huì )計檔案的保管

（一）、會(huì )計檔案的保管要求

會(huì )計檔案是重要的歷史資料，必須妥善保管。電算化會(huì )計檔案的保管還要注意采取防盜、防磁措施。

（二）會(huì )計檔案的保管期限

會(huì )計檔案的保管期限可分為永久和定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、和25年5類(lèi)。會(huì )計檔案保管期限，從會(huì )計年度終了后的第一天算起。各類(lèi)會(huì )計檔案的具體保管期限按照《會(huì )計檔案管理辦法》的規定執行�，F列示企業(yè)和其他組織會(huì )計檔案保管期限表

三、會(huì )計檔案的查閱和復制

會(huì )計檔案只為本單位使用，各單位保存的會(huì )計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。外部查閱或復制會(huì )計檔案時(shí)，應持有單位正式介紹信，經(jīng)單位負責人批準后，方可辦理查閱或復制手續；本單位內部人員查閱或復制會(huì )計檔案時(shí)，也應經(jīng)單位負責人批準后，才能辦理有關(guān)手續。查閱人應認真填寫(xiě)檔案查閱、復制登記簿，查閱人姓名、單位、查閱內容、數量和借閱及歸還日期等情況都必須填寫(xiě)清楚。查閱或者復制會(huì )計檔案的人員，嚴禁在會(huì )計檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。各單位應當建立健全會(huì )計檔案查閱、復制登記制度、嚴格查閱、復制和收回手續，保證會(huì )計檔案的安全完整。

四、會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀

（一）會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀程序和辦法

單位會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀的，可以按照以下程序和辦法進(jìn)行：

1.本單位檔案機構會(huì )同會(huì )計機構共同鑒定，嚴格審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，列明銷(xiāo)毀會(huì )計檔案的名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容。

2.單位負責人在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn)。

3.單位銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，單位檔案機構和會(huì )計機構應共同派員監銷(xiāo)；國家機關(guān)銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，應當由同級財政部門(mén)和審計部門(mén)派員參加監銷(xiāo)；財政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，應當由同級審計部門(mén)派員參加監銷(xiāo)。

4.監銷(xiāo)人在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀前，應當按照會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容清點(diǎn)核對所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案；會(huì )計檔案銷(xiāo)毀后，監銷(xiāo)人和經(jīng)辦人員應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章，注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，同時(shí)將監銷(xiāo)情況寫(xiě)出書(shū)面報告一式兩份，一份報告本單位負責人，另一份歸入檔案備查。

（二）保管期滿(mǎn)不得銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案

對于保管期滿(mǎn)但未結清的債券債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應單獨抽出立卷，由檔案部分保管到未了事項完結時(shí)為止。單獨抽出立卷的會(huì )計檔案應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊和會(huì )計檔案保管清冊中列明。

正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案也不得銷(xiāo)毀。

會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀是一項嚴肅的工作，各單位必須嚴格按照《會(huì )計法》和《會(huì )計檔案管理辦法的管理》的規定進(jìn)行。故意銷(xiāo)毀依法應當保存的會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、財務(wù)會(huì )計報告的行為，以及授意、指使、強令會(huì )計機構、會(huì )計人員及其他人員故意銷(xiāo)毀依法應當保存的會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、財務(wù)會(huì )計報告的行為，都是違法行為，如果構成犯罪的，要依法追究刑事責任；尚不構成犯罪的，也要承擔行政責任，違法單位和責任人員會(huì )受到相應的行政出發(fā)和行政處分。